March 19, 2020

Abnehmen mit Trello – Abläufe einfach, transparent organisieren

Einfach, einfach - Trello ist extrem simpel.

Matthew Guay

Einfach, einfach - Trello ist extrem simpel. In der Grundversion kann man Tasks anlegen, einen Termin setzen und Teammitglieder zuordnen. Außerdem kann man die Tasks zwischen verschiedenen Listen hin- und herschieben. In der Regel starten Tasks in einer Ideen-Liste ganz links. Anschließend werden sie aktiviert und idealerweise dabei auch weiter konkretisiert. Dann kommen die Tasks in eine Freigabe- / Test-Liste und landen schließlich im Archiv.  

Trello funktioniert für IT-Projekte, für Themen der Büro-Organisation aber auch für persönliche Zielsetzungen. Je nachdem können Teammitglieder einem Board per Einladung hinzugefügt werden.

Durch Erweiterungen lässt sich die Funktionalität von Trello steigern. Dazu gibt es mittlerweile einen riesigen Katalog an Möglichkeiten, sogenannten PowerUps. Wir setzen aktuell den Timetracker Chronos ein, um innerhalb der Tasks die Zeit zu erfassen und den Arbeitsaufwand zu tracken. Eine Stoppuhr ermittelt hierzu den Zeitaufwand zwischen Aufnahme und Beendigung der Arbeit an einem Task und hinterlegt diesen darin. Das hilft uns, den eigenen Aufwand besser einschätzen zu können und eine transparente Kommunikation mit unseren Kunden zu ermöglichen.

Ein weiteres hilfreiches Feature ist die Möglichkeit, E-Mails direkt an ein Trello-Board schicken zu lassen. Damit lässt sich beispielsweise ein Posteingang super einfach organisieren. Das Team bekommt Zugriff auf das Trello-Board mit den eingehenden E-Mails und verschiebt dann diese E-Mails je nach Bearbeitungsstand.

Wir nutzen das beispielsweise für unseren Kundenservice: Über ein Formular auf einer Webseite werden Kundenanfragen generiert und direkt per E-Mail an das entsprechende Kundenservice-Board bei Trello gesendet. Dort werden die Anfragen bearbeitet und anschließend im Board transparent abgearbeitet. Alle Board-Mitglieder können jederzeit sehen, welche Anfragen sich in welchem Stadium befinden und wer daran arbeitet.

Analog funktioniert das auch für ein Bewerber-Postfach, wo E-Mail-Bewerbungen direkt an ein Board weitergeleitet und von dort aus bearbeitet werden können.  

Alle generierten Einträge in den Trello-Boards sind durchsuchbar. So findet man auch noch nach Tagen immer den Vorgang, den man sucht.

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